Onboarding · Governance Runtime

So funktioniert das Onboarding

Ihre bestehende IT bleibt. RealSyncDynamics.AI verbindet, erkennt und steuert sie — als gemeinsame Governance-Ebene über den Systemen, die Sie heute schon verwenden.

Ausgangslage

Ihre IT ist gewachsen — und soll bleiben

Die IT-Landschaft der meisten Unternehmen ist über Jahre entstanden: ERP, Warenwirtschaft, Microsoft 365 oder Google Workspace, CRM, Website, Online-Shop, Buchhaltung, Dokumentenmanagement, WhatsApp, verschiedene Cloud-Dienste — und zunehmend KI-Anwendungen.

Niemand möchte all diese Systeme austauschen. Genau deshalb funktioniert RealSyncDynamics.AI anders: Die Plattform verbindet sich mit dem, was bereits läuft, erkennt relevante Komponenten und Datenflüsse und schafft darüber eine zentrale Governance- und Automatisierungsebene.

„Ihre Systeme bleiben dort, wo sie sind. RealSyncDynamics.AI bringt sie unter eine gemeinsame Steuerungs-, Sicherheits- und Governance-Ebene."

Schritt 1

Der Start: Sie erklären uns nicht Ihre komplette IT

Das Onboarding beginnt bewusst einfach — ohne komplexe technische Konfiguration und ohne lange Formulare. Sie geben zunächst nur an, wer Sie sind und was Sie erreichen wollen.

Ihre ersten Angaben

  • Name Ihres Unternehmens
  • Branche
  • Unternehmensgröße
  • Website
  • Wichtigste Geschäftsbereiche
  • Bereits eingesetzte Systeme
  • Gewünschte Ziele

Unternehmenstyp

Aus dem Typ leitet sich ab, welche Systeme und Governance-Anforderungen für Sie relevant sein können — das weitere Onboarding passt sich daran an.

KleinunternehmenHandelMöbelhausProduktionsunternehmenDienstleisterAgenturIndustrieunternehmenAnderes Unternehmen

Schritt 2

Das System erkennt Ihre vorhandene Umgebung

Nach dem ersten Schritt geht es nicht darum, alles neu einzurichten. Betrachtet wird Ihre vorhandene digitale Umgebung — daraus entsteht schrittweise ein digitales Abbild Ihres Unternehmens.

Kommunikation

  • Microsoft 365
  • Google Workspace
  • E-Mail
  • Teams
  • Kommunikationsplattformen

Geschäftssysteme

  • ERP
  • CRM
  • Warenwirtschaft
  • Buchhaltung
  • HR-System
  • Dokumentenmanagement

Digitale Kanäle

  • Website
  • Online-Shop
  • Kundenportal
  • Kontaktformulare
  • Chat
  • WhatsApp

KI

  • Interne KI-Anwendungen
  • Externe KI-Dienste
  • KI-APIs
  • Automatisierte KI-Prozesse
  • KI-Funktionen in bestehenden Anwendungen

Schritt 3

Sie verbinden Ihre vorhandenen Systeme

Statt API-Endpunkt, OAuth-Flow und Webhook in den Vordergrund zu stellen, zeigt das Dashboard schlicht den Zustand jedes Systems. Sie entscheiden selbst, was verbunden wird.

Wo eine direkte Verbindung möglich ist, führt RealSyncDynamics.AI durch den Autorisierungsprozess. Bei komplexeren Unternehmenssystemen kommen je nach System API-, Connector-, SDK- oder Integrationsverfahren zum Einsatz.

Beispielansicht · Ihre Systeme
  • Microsoft 365Verbunden
  • Google WorkspaceNicht verbunden
  • CRMVerbunden
  • WarenwirtschaftVerbindung erforderlich
  • WebsiteAnalysiert
  • KI-SystemePrüfung erforderlich

Abgrenzung

RealSyncDynamics.AI ersetzt Ihr ERP nicht

Ihr ERP bleibt Ihr ERP. Ihre Warenwirtschaft bleibt Ihre Warenwirtschaft. Ihr CRM bleibt Ihr CRM. Ihre Buchhaltung bleibt Ihre Buchhaltung.

RealSyncDynamics.AI sitzt darüber.

Ihre bestehenden Systeme

ERPCRMWarenwirtschaftMicrosoft 365WebsiteOnline-ShopKI-Anwendungen

Governance Runtime

RealSyncDynamics.AI

Policies
Risiken
Evidence
Dashboard

Schritt 4

Das Dashboard baut Ihr Unternehmensmodell auf

Aus einzelnen Integrationen wird ein zusammenhängendes Modell. Sichtbar wird nicht nur, welche Systeme existieren, sondern auch, wie sie miteinander verbunden sind und wo governance-relevante Vorgänge entstehen.

Website

  • Formulare
  • Cookies
  • Tracking
  • Drittanbieter
  • KI-Funktionen

CRM

  • Kunden
  • Ansprechpartner
  • Leads
  • Kundendaten

Microsoft 365

  • Benutzer
  • Rollen
  • Gruppen
  • Zugriffsrechte

ERP

  • Aufträge
  • Lieferanten
  • Produkte
  • Geschäftsprozesse

KI-System

  • Eingaben
  • Ausgaben
  • Verwendete Daten
  • Verantwortlichkeiten
  • Risiken

Beispiele

Drei Unternehmen, drei Systemlandschaften

Handwerksbetrieb, 12 Mitarbeitende

Microsoft 365WebsiteWhatsApp BusinessCRMBuchhaltungssoftwareKI-Anwendung für Texte

Der Betrieb baut keine neue IT-Infrastruktur auf. Nach dem Onboarding zeigt das Dashboard, welche Systeme verbunden sind, wo KI im Einsatz ist und welcher Datenfluss geprüft werden sollte.

Produktionsunternehmen

ERPMESWarenwirtschaftQualitätsmanagementMicrosoft 365DMSCRMHR-SystemMaschinen- und ProduktionssystemeLieferantenportaleKI-Anwendungen

Hier geht es über Datenschutz hinaus: Informationssicherheit, Zugriffskontrolle, Lieferanten, Produktions- und Mitarbeiterdaten, KI-Risiken, Nachweisführung und Verantwortlichkeiten. Über das Profil „Produktion / Industrie" werden passende Governance-Strukturen und Prüfbereiche vorbereitet.

Möbelhaus / Handel

WarenwirtschaftERPKassensystemOnline-ShopWebsiteCRMNewsletterGoogle-DiensteMicrosoft 365Telefon & WhatsAppMarketingplattformenKI für Produktbeschreibungen und Bilder

Die Systeme werden nicht isoliert betrachtet, sondern entlang ihrer Datenflüsse: Kunde → Website → CRM → Marketing → KI, oder Produktdaten → Warenwirtschaft → Online-Shop → KI-generierte Produktbeschreibung.

Beispielhafter Befund · Handwerksbetrieb

„KI-Anwendung verwendet möglicherweise personenbezogene Kundendaten."

Quelle
CRM → KI-Anwendung
Risiko
Datenschutz / KI-Governance
Empfehlung
Datenfluss prüfen

Statt einer abstrakten technischen Warnung steht am Ende eine konkrete Handlungsmöglichkeit.

Schritt 5

Aus einzelnen Systemen werden Prozesse

Beispiel: Kundenanfrage

  1. 01Website
  2. 02Kontaktformular
  3. 03CRM
  4. 04Mitarbeitende
  5. 05KI-Unterstützung
  6. 06Antwort an Kundinnen und Kunden

Derselbe Prozess aus Governance-Sicht

  • Welche Daten werden übertragen?
  • Welche Systeme sind beteiligt?
  • Wird KI verwendet?
  • Welche Policy gilt?
  • Ist der Vorgang zulässig?
  • Wer ist verantwortlich?
  • Welcher Nachweis wurde erzeugt?

So wird Governance nicht zur statischen Dokumentensammlung, sondern Bestandteil der tatsächlichen Unternehmensprozesse.

Schritt 6

Das System erkennt Risiken

Nach der Verbindung beginnt die eigentliche Arbeit der Governance Runtime: Ereignisse, Systeme und Richtlinien werden miteinander in Beziehung gesetzt.
Kein Handlungsbedarf

Das System ist verbunden und entspricht den definierten Regeln.

Prüfung erforderlich

Ein Datenfluss oder eine Konfiguration muss überprüft werden.

Kritisches Risiko

Eine definierte Policy wird verletzt oder ein relevantes Risiko wurde erkannt.

Was das Dashboard dazu zeigt

  • Was ist passiert?
  • Wo ist es passiert?
  • Welches System ist betroffen?
  • Warum ist es relevant?
  • Welche Policy betrifft es?
  • Was kann ich jetzt tun?

Schritt 7

Aus einer Warnung wird eine Aufgabe

RealSyncDynamics.AI produziert nicht nur Warnungen. Jeder Befund bekommt Verantwortliche, Priorität und eine empfohlene Aktion — Governance wird damit zum operativen Prozess.
Beispielaufgabe

Risiko erkannt: KI verarbeitet Kundendaten

Betroffen
CRM → KI-Service
Priorität
Hoch
Verantwortlich
Datenschutz / IT
Empfohlene Aktion
Datenfluss überprüfen
Jetzt prüfen
Beispielaufgabe

Mitarbeiterzugriff prüfen

Betroffen
Microsoft 365 → Rollen
Priorität
Mittel
Verantwortlich
IT / HR
Empfohlene Aktion
Berechtigung bestätigen oder entziehen
Zugriff prüfen

Nachweise

Jede wichtige Entscheidung bleibt nachvollziehbar

Für Unternehmen ist nicht nur wichtig, dass eine Prüfung stattgefunden hat. Später muss häufig auch nachvollziehbar sein, wie eine Entscheidung zustande gekommen ist.

Deshalb gehört die Evidence-Ebene zum Kern des Systems: Aus einzelnen Ereignissen und Entscheidungen entsteht eine nachvollziehbare Governance-Historie — gegenüber Kundinnen und Kunden, Auditoren, Geschäftspartnern und internen Verantwortlichen.

  • Was wurde geprüft?
  • Wann wurde geprüft?
  • Welches System war betroffen?
  • Welche Policy wurde angewendet?
  • Welche Entscheidung wurde getroffen?
  • Wer war verantwortlich?
  • Welche Änderung wurde vorgenommen?

Einführung

Kein Big-Bang-Projekt

Sie müssen nicht am ersten Tag Ihre komplette IT anbinden. Das Onboarding kann schrittweise erfolgen — mit überschaubarem Einstieg und späterer Erweiterung.
  1. Phase 1

    Website und zentrale Benutzerverwaltung

  2. Phase 2

    CRM, ERP und Kommunikation

  3. Phase 3

    KI-Anwendungen

  4. Phase 4

    Weitere Geschäftsprozesse

  5. Phase 5

    Automatisierung und Enforcement

Betrieb

Automatisierung statt zusätzlicher Arbeit

Das Ziel ist nicht, dass Ihre Mitarbeitenden ständig ein weiteres Dashboard öffnen. Erkennen, Bewerten und Dokumentieren soll so weit wie möglich automatisch laufen — aus der einmaligen Einrichtung wird ein kontinuierlicher Governance-Prozess.
  1. 01System wird verbunden
  2. 02Assets werden erkannt
  3. 03Datenfluss wird analysiert
  4. 04Policy wird zugeordnet
  5. 05Risiko wird bewertet
  6. 06Bei Bedarf wird eine Aufgabe erstellt
  7. 07Entscheidung wird dokumentiert
  8. 08Evidence wird gespeichert
  9. 09Dashboard aktualisiert sich

Zielgruppen

Für jede Unternehmensgröße derselbe Grundgedanke

Kleinunternehmen

„Ich möchte endlich wissen, was in meiner IT passiert, ohne IT-Experte sein zu müssen."

Die Einrichtung wird geführt, möglichst viel läuft automatisch.

Produktionsunternehmen

„Ich habe viele Systeme und brauche eine zentrale Governance-Ebene."

Bestehende Systeme werden verbunden; Risiken, Policies, Verantwortlichkeiten und Nachweise werden zentral sichtbar.

Möbelhaus / Handel

„Ich habe Website, Shop, Warenwirtschaft, CRM, Marketing und KI."

Diese Bereiche werden verbunden und ihre Daten- und Prozessflüsse gemeinsam betrachtet.

Größeres Unternehmen

„Wir brauchen zentrale Kontrolle über viele Systeme, Benutzer, Policies und Geschäftsbereiche."

Die Plattform wird als übergeordnete Governance- und Kontrollschicht eingesetzt.

Zusammengefasst

Der Einstieg in zehn Schritten

  1. 1Unternehmen auswählen
  2. 2Systeme erkennen
  3. 3Verbindungen herstellen
  4. 4Unternehmensumgebung analysieren
  5. 5Policies und Anforderungen zuordnen
  6. 6Risiken erkennen
  7. 7Maßnahmen durchführen
  8. 8Nachweise automatisch dokumentieren
  9. 9Dashboard laufend aktualisieren
  10. 10Governance kontinuierlich automatisieren

Die wichtigste Botschaft

  • Sie müssen Ihre IT nicht neu bauen.
  • Sie müssen nicht alle bestehenden Systeme austauschen.
  • Sie müssen keine eigene Governance-Abteilung aufbauen.
  • Sie müssen nicht für jede Anwendung ein separates Kontrollsystem betreiben.

Ihre Systeme bleiben. Ihre Prozesse bleiben. Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle. Die Governance wird zentral.

Starten Sie mit einem System — nicht mit einem IT-Projekt

Beginnen Sie mit Website und Benutzerverwaltung und erweitern Sie die Governance-Ebene anschließend Schritt für Schritt.

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