AI Act Betreiberpflichten — Art. 26 als Checkliste
Wer Hochrisiko-KI im Unternehmen einsetzt, ist Betreiber und hat eigene Pflichten. Hier stehen alle zwölf Prüfpunkte, jeweils mit Fundstelle und nächstem Schritt.
Neue Fristen nach dem Digital Omnibus
Grundlage: Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus), in Kraft seit 27. Juli 2026. Die Pflichten wurden verschoben, nicht gestrichen.
Wer ist Betreiber?
Betreiber ist nach Art. 3 Nr. 4 jede natürliche oder juristische Person, Behörde oder Einrichtung, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet. Ausgenommen ist nur die rein persönliche, nicht berufliche Nutzung. Ob Sie das System selbst betreiben, als SaaS einkaufen oder über eine API anbinden, spielt keine Rolle.
Die Pflichten aus Art. 26 gelten für Hochrisiko-Systeme. Welche Einsätze dazu zählen, regeln Art. 6 und Anhang III. Im Zweifel klären Sie das zuerst mit dem AI-Act-Klassifikator.
Die zwölf Prüfpunkte
- 01
Verwendung gemäß Betriebsanleitung
Art. 26 Abs. 1Das System wird so eingesetzt, wie es die Betriebsanleitung des Anbieters vorsieht. Dafür trifft der Betreiber geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.
Nächster Schritt: Betriebsanleitungen beim Anbieter anfordern, je System ablegen und die zulässigen Einsatzzwecke intern verbindlich festschreiben.
Unterstützung in RealSync: KI-Inventar: System, Anbieter, Zweckbestimmung und Unterlagen an einer Stelle.
- 02
Menschliche Aufsicht mit Befugnis
Art. 26 Abs. 2Die menschliche Aufsicht liegt bei natürlichen Personen mit der nötigen Kompetenz, Schulung und Befugnis. Der Betreiber gibt ihnen die erforderliche Unterstützung.
Nächster Schritt: Aufsichtspersonen je System benennen, ihre Befugnisse (übersteuern, stoppen) schriftlich festlegen und die Schulung nachweisen.
Unterstützung in RealSync: Freigaben und Rollen: Wer entschieden hat, steht je Vorgang im Prüfpfad.
- 03
Relevante und repräsentative Eingabedaten
Art. 26 Abs. 4Soweit der Betreiber die Eingabedaten kontrolliert, sorgt er dafür, dass sie für den Zweck relevant und ausreichend repräsentativ sind.
Nächster Schritt: Datenquellen je System dokumentieren und eine regelmäßige Prüfung auf Lücken und Verzerrungen festlegen.
- 04
Laufende Überwachung im Betrieb
Art. 26 Abs. 5Der Betreiber überwacht den Betrieb anhand der Betriebsanleitung und informiert bei Bedarf den Anbieter, damit dieser seiner Beobachtungspflicht nach Art. 72 nachkommen kann.
Nächster Schritt: Kennzahlen, Prüfrhythmus und Meldeweg zum Anbieter je System festlegen.
Unterstützung in RealSync: Prüfpfad über jeden Modellaufruf als Datengrundlage der Überwachung.
- 05
Bei Risiko: melden und aussetzen
Art. 26 Abs. 5Gibt es Grund zur Annahme, dass der bestimmungsgemäße Einsatz ein Risiko im Sinne von Art. 79 Abs. 1 birgt, informiert der Betreiber unverzüglich Anbieter oder Händler und die Marktüberwachungsbehörde und setzt die Nutzung aus.
Nächster Schritt: Eine Stopp-Befugnis, einen Ersatzprozess und den Meldeweg einschließlich der zuständigen Marktüberwachungsbehörde festlegen.
- 06
Schwerwiegende Vorfälle melden
Art. 26 Abs. 5Erkennt der Betreiber einen schwerwiegenden Vorfall, informiert er unverzüglich zuerst den Anbieter und danach Einführer oder Händler sowie die zuständige Marktüberwachungsbehörde.
Nächster Schritt: Meldekette mit Kontakten in den Notfallplan aufnehmen und einmal durchspielen.
Unterstützung in RealSync: Vorfallverwaltung: Meldeschritte mit Zeitpunkt erfassen und nachweisen.
- 07
Protokolle mindestens sechs Monate aufbewahren
Art. 26 Abs. 6Automatisch erzeugte Protokolle, die unter der Kontrolle des Betreibers stehen, werden mindestens sechs Monate aufbewahrt, sofern anderes Recht nichts anderes vorsieht.
Nächster Schritt: Klären, welche Protokolle beim Anbieter und welche bei Ihnen liegen, und eine Aufbewahrungsfrist von mindestens sechs Monaten festlegen.
Unterstützung in RealSync: Prüfpfad und Evidence Vault: Modellaufrufe protokolliert und als Nachweis exportierbar.
- 08
Beschäftigte und Arbeitnehmervertretung informieren
Art. 26 Abs. 7Bevor ein Hochrisiko-System am Arbeitsplatz in Betrieb geht, informieren Arbeitgeber die Arbeitnehmervertretung und die betroffenen Beschäftigten.
Nächster Schritt: Die Information vor Inbetriebnahme fest in den Einführungsprozess aufnehmen und in Deutschland zusätzlich die Mitbestimmungsrechte nach dem BetrVG prüfen.
- 09
Registrierung (öffentliche Stellen)
Art. 26 Abs. 8Behörden und Einrichtungen der Union, die als Betreiber auftreten, erfüllen die Registrierungspflichten nach Art. 49: Vor der Nutzung eines Hochrisiko-Systems nach Anhang III (außer Nr. 2) registrieren sie sich selbst, wählen das System aus und registrieren ihre Nutzung in der EU-Datenbank. Ist das System selbst nicht registriert, setzen sie es nicht ein und informieren Anbieter oder Händler.
Nächster Schritt: Vor Inbetriebnahme die eigene Registrierung als Betreiber und die Registrierung jeder Nutzung vornehmen (Art. 49 Abs. 3), den Registrierungsstatus des Systems prüfen und in Vergabeunterlagen festschreiben. Systeme ohne Eintrag bis zur Klärung nicht einsetzen.
- 10
Datenschutz-Folgenabschätzung mit Anbieterinformationen
Art. 26 Abs. 9Betreiber nutzen die Informationen des Anbieters nach Art. 13, um ihre Pflicht zur Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO zu erfüllen, soweit eine solche erforderlich ist.
Nächster Schritt: DSFA-Pflicht je System prüfen und die Anbieterdokumentation als Grundlage in die DSFA aufnehmen.
Unterstützung in RealSync: DSFA-Bereich in der Plattform.
- 11
Betroffene Personen informieren
Art. 26 Abs. 11Wer ein Hochrisiko-System nach Anhang III einsetzt, um Entscheidungen über natürliche Personen zu treffen oder dabei zu unterstützen, informiert diese Personen darüber. Zusätzlich gilt das Recht auf Erläuterung nach Art. 86.
Nächster Schritt: Informationstexte für jede betroffene Gruppe erstellen und dort einbinden, wo die Menschen mit Ihnen in Kontakt sind: Bewerbungsportal, Antrag, Bescheid.
- 12
Rollencheck: Bleiben Sie Betreiber?
Art. 25 Abs. 1Zum Anbieter wird, wer ein Hochrisiko-System unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt, es wesentlich verändert oder ein anderes KI-System so umwidmet, dass es hochriskant wird. Dann gelten zusätzlich die Anbieterpflichten nach Art. 16.
Nächster Schritt: Für jedes System festhalten, warum Sie Betreiber bleiben. Bei Feinabstimmung, eigenem Branding oder neuem Einsatzzweck die Rolle rechtlich prüfen lassen.
Unterstützung in RealSync: KI-Inventar und AI-Act-Klassifikator: Einsatzzweck und Risikoklasse je System dokumentieren.
Vom Betreiber zum Anbieter, ohne es zu merken
Art. 25 Abs. 1 KI-VO
Der Rollenwechsel passiert selten mit Absicht. Meist ist es ein Projekt, das „nur kurz“ erweitert wurde. Sie werden selbst zum Anbieter eines Hochrisiko-Systems, wenn Sie
- es unter Ihrem Namen oder Ihrer Marke in Verkehr bringen oder in Betrieb nehmen, etwa als White-Label-Lösung für Ihre Kunden,
- es wesentlich verändern, etwa durch Feinabstimmung, die Leistung oder Risiken verschiebt,
- ein anderes KI-System so umwidmen, dass es hochriskant wird, etwa einen allgemeinen Chatbot, der plötzlich Bewerbungen vorsortiert.
Dann gelten zusätzlich die Anbieterpflichten nach Art. 16: Risikomanagement, technische Dokumentation, Konformitätsbewertung und CE-Kennzeichnung. Ihre Betreiberpflichten bleiben bestehen. Der ursprüngliche Anbieter gilt für dieses System nicht mehr als Anbieter, muss aber in der Regel eng mit Ihnen zusammenarbeiten.
Halten Sie deshalb für jedes System schriftlich fest, warum Sie Betreiber bleiben. Der Selbstcheck fragt das als letzten Punkt ab.
Weitere Regeln im Umfeld von Art. 26
- Art. 26 Abs. 3: Andere Pflichten aus EU- und nationalem Recht bleiben bestehen. Wie Sie Ihre Ressourcen für die Aufsicht organisieren, entscheiden Sie selbst.
- Art. 26 Abs. 10: Nachträgliche biometrische Fernidentifizierung in der Strafverfolgung braucht eine richterliche oder behördliche Genehmigung, beantragt vorab oder spätestens innerhalb von 48 Stunden.
- Art. 26 Abs. 12: Betreiber arbeiten mit den zuständigen Behörden zusammen.
- Art. 27: Grundrechte-Folgenabschätzung für öffentliche Stellen, private Erbringer öffentlicher Dienste sowie bei Kreditwürdigkeitsprüfung und Preisbildung in Lebens- und Krankenversicherungen.
- Art. 4: Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz des Personals. Seit dem Digital Omnibus ohne Pflicht zu einem bestimmten Kompetenzniveau.
- Art. 50 Abs. 3 und 4: Betroffene über Emotionserkennung und biometrische Kategorisierung informieren, Deepfakes kennzeichnen.
- Art. 86: Recht Betroffener auf Erläuterung, welche Rolle das Hochrisiko-System bei einer sie erheblich beeinträchtigenden Entscheidung gespielt hat.
Häufige Fragen
Ab wann gelten die Betreiberpflichten nach Art. 26?
Für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III, etwa in Personalauswahl, Bildung oder Kreditwürdigkeitsprüfung, ab dem 2. Dezember 2027. Für KI in regulierten Produkten nach Anhang I ab dem 2. August 2028. Die ursprünglichen Termine im August 2026 und 2027 hat der Digital Omnibus, Verordnung (EU) 2026/1744, verschoben. Bereits heute gelten die Pflicht zur Förderung der KI-Kompetenz (Art. 4) und die meisten Transparenzpflichten (Art. 50).
Bin ich Betreiber, wenn ich KI nur über eine API oder als SaaS nutze?
Ja. Betreiber ist nach Art. 3 Nr. 4, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, ausgenommen die rein persönliche, nicht berufliche Nutzung. Ob Sie das System selbst betreiben oder einkaufen, spielt keine Rolle. Die Pflichten aus Art. 26 gelten allerdings nur für Hochrisiko-Systeme.
Wann werde ich vom Betreiber zum Anbieter?
Nach Art. 25 Abs. 1 in drei Fällen: wenn Sie ein Hochrisiko-System unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringen oder in Betrieb nehmen, wenn Sie es wesentlich verändern oder wenn Sie ein anderes KI-System, auch ein KI-Modell mit allgemeinem Verwendungszweck, so umwidmen, dass es hochriskant wird. Dann gelten zusätzlich die Anbieterpflichten nach Art. 16.
Brauche ich zusätzlich eine Grundrechte-Folgenabschätzung?
Nach Art. 27 dann, wenn Sie eine Einrichtung des öffentlichen Rechts sind, als private Einrichtung öffentliche Dienste erbringen oder Hochrisiko-Systeme zur Kreditwürdigkeitsprüfung oder zur Risikobewertung und Preisbildung bei Lebens- und Krankenversicherungen einsetzen. Sie ergänzt eine Datenschutz-Folgenabschätzung, ersetzt sie aber nicht.
Was gilt für Banken und Versicherungen?
Finanzinstitute, die bereits Governance-Anforderungen aus dem Finanzaufsichtsrecht unterliegen, erfüllen die Überwachungspflicht nach Art. 26 Abs. 5, indem sie diese internen Regeln einhalten. Ihre Protokolle führen sie als Teil der aufsichtsrechtlichen Dokumentation (Abs. 6).
Welche Bußgelder sieht der AI Act für Betreiber vor?
Verstöße gegen Betreiberpflichten können nach Art. 99 Abs. 4 mit bis zu 15 Mio. € oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Für KMU gilt nach Art. 99 Abs. 6 der jeweils niedrigere Betrag.
Wo stehen Sie bei den zwölf Punkten?
Der Selbstcheck stellt jede Prüffrage einzeln und erstellt daraus einen Lückenbericht mit nächsten Schritten. Er läuft vollständig im Browser, Ihre Antworten werden nicht übertragen.
Diese Seite fasst die Verordnung zusammen und ersetzt keine Rechtsberatung. RealSync unterstützt Erfassung, Organisation und Nachweis; die rechtliche Bewertung Ihres Einsatzes bleibt bei Ihnen und Ihrer Rechtsberatung.